1. Pregled modula

Modul Ostali dokumenti služi za evidentiranje ulaznih i izlaznih računa koji se odnose na usluge i ostale stavke koje ne prolaze kroz robno poslovanje (MP/VP). Tipična upotreba su fakture za električnu energiju, telefon, najam, IT usluge, servis, avanse i sl.

Otvara se iz glavnog menija programa, stavka Ostali dokumenti, i ima isti princip rada kao Blagajna (Dio 3) - jedna zajednička forma za sve tipove dokumenata, uz automatsko prilagođavanje polja zavisno od tipa.

Ključna razlika u odnosu na robni modul: u Ostalim dokumentima nema stavki robe/materijala ni količina - svaka stavka dokumenta je samo tekstualni opis, iznos i PDV. Zato je ovaj modul pogodan za računanje usluga, avansa i kompenzacija.

2. Otvaranje dokumenta - tipovi dokumenata

Svi dokumenti ovog modula dostupni su iz glavnog menija Ostali dokumenti:

Slika 1 - Meni Ostali dokumenti

Stavke menija grupisane su u četiri cjeline:

2.1 Ulazni dokumenti (primljeni računi od dobavljača)

2.2 Izlazni dokumenti (izdani računi kupcu)

2.3 Knjizna obavijest

Posebna vrsta dokumenta koja kupca obavještava o stanju duga, odobrenju ili teretu, bez neposrednog efekta isporuke robe ili usluge.

2.4 Prijedlog za kompenzaciju

Dokument kojim se predlaže zatvaranje (materijalno poništenje) uzajamnih potraživanja i obaveza između firme i komitenta kompenzacijom, bez gotovinskog plaćanja.

3. Izgled forme

Forma je ista za sve tipove dokumenata - mijenja se samo naslov, naziv nekih polja i dostupnost određenih kontrola. Primjer za ulazni račun:

Slika 2 - Forma za unos ulaznog računa

3.1 Zaglavlje (Tip i stanje)

• Tip dokumenta - padajuća lista (svi tipovi iz poglavlja 2) - mijenja se u toku rada.
• Plaćanje - način plaćanja (npr. BEZGOTOVINSKO).
• €(Stampa) - kvačica da se dokument štampa i u eurima.
• Urač PDV - oznaka da li je PDV uračunat u iznos.
• Stanje ulaznih / izlaznih - kumulativni iznos svih unesenih ulaznih, odnosno izlaznih računa (desno gore, veliki broj).

3.2 Zaglavlje dokumenta

• Broj - redni broj dokumenta; dugmići Novi, Idi na..., Snimi nalog, Štampa++, Fiskal, Napomena...
• Komitent - tip komitenta (K=kupac/dobavljač, F=fiskalni i dr.) + šifra, dugmići + i ..., Fin stanje; desno se prikazuju naziv, adresa, ID broj komitenta i primijenjena napomena (ROK PLAĆANJA i sl., vidi poglavlje 6).
• Datum naloga - datum računa.
• Opis naloga - kratki interni opis (npr. broj interne knjige, referenca).
• Poziv na broj, Datum poziva/Valuta - referentni podaci za plaćanje (EAN/poziv za bankovni transfer, rok valute).

3.3 Stavka

Svaka stavka dokumenta opisuje jednu uslugu ili troškovnu liniju:

• Opis - tekstualni opis stavke (npr. USLUGE (zamjena racunara i podesenje)).
• Iznos - iznos stavke; dugme Rate otvara unos otplate na rate.
• PDV koji se može odbiti - iznos/postotak ulaznog PDV-a koji se po ovoj stavci može odbiti (relevantno za ulazne račune).
• %Konto - konto troška ili prihoda za ovu stavku (vidljivo samo kod nekih tipova, npr. ulaznog računa).
• Analitika - analitička oznaka (tip F + šifra; npr. F = faktura, ili unutrašnja analitička oznaka; dostupno samo za neke tipove dokumenata).
• Neoporezivi dio, Konto neopor.dio - dio iznosa koji nije predmet PDV-a (npr. troškovi pruženi u ime kupca - poštarina, prijevoz) i konto na koji se taj dio knjiži.
• Dodaj, U selektirani, Briši selektirani, Briši sve - upravljanje stavkama.
• Ukupno za nalog, Valuta - zbir svih stavki i valuta (npr. KM).
• Tabela stavki (Rbr, Opis, Iznos, Rate, PDV za odbiti, Konto, KonTo N, Neoprezivo) - prikaz unesenih stavki.

4. Posebnosti pojedinih tipova dokumenata

Forma se prilagođava tipu dokumenta - u nastavku su prikazane ključne razlike.

4.1 Izlazni račun

Slika 3 - Forma za unos izlaznog računa (primjer: FASELL doo, usluge 58,50 KM)

Izlazni račun je izlaz prema kupcu. Polje Stanje izlaznih (gornji desni ugao) prikazuje kumulativni iznos svih izlaznih računa. Nema polja %Konto (koje se javlja kod ulaznog računa), a napomena primijenjena u zaglavlju (npr. 'ROK PLAĆANJA RAČUNA 30 DANA') štampa se na računu.

4.2 Storno izlaznog računa

Slika 4 - Forma za storno izlaznog računa

Storno korišetava isti komitent i isti izgled kao izlazni račun, ali s negativnim iznosima ili posebnom oznakom tipa, čime se poništava efekt originalnog računa.

4.3 Knjizna obavijest

Slika 5 - Forma za knjiznu obavijest

Forma knjizne obavijesti ne sadrži polje %Konto niti Neoporezivi dio - čisto je informativnog karaktera. Koristi se za obavještavanje kupca o teretu (zaduženju) ili odobrenju bez isporuke robe/usluge.

4.4 Prijedlog za kompenzaciju

Slika 6 - Forma za prijedlog kompenzacije

Kompenzacija se koristi kad firma ima istovremeno i potraživanje i obavezu prema istom komitentu, pa se međusobni dugovi poništavaju bez gotovinskog toka. Na ovoj formi se evidentira iznos koji se kompenzuje i komitent. Obje strane (i firma i komitent) trebaju prihvatiti prijedlog - potpisani dokument služi kao osnova za knjiženje zatvaranja otvorenih stavki u Glavnoj knjizi.

5. Meniji modula

5.1 Meni 'Šifarnik'

Slika 7 - Meni Šifarnik

Meni Šifarnik u ovom modulu sadrži samo:

• Šifarnik komitenata... - isti šifarnik kupaca i dobavljača kao u modulu Robno (Dio 1, poglavlje 5.2.1); sva ista polja (PDV broj, konta, entitet/lokacija).

5.2 Meni 'Pregled'

Meni Pregled sadrži izvještaje specifične za ovaj modul (Kartica komitenta, Dnevnik ulaznih/izlaznih računa, Trgovačka knjiga usluga - TKU), opisane u poglavljima 7 i 8.

6. Napomena na dokumentu

Dugme Napomena... u zaglavlju dokumenta otvara dijalog za unos i upravljanje napomenama koje se mogu štampati na računu (npr. rok plaćanja, tekst o dugu kupca):

Slika 8 - Dijalog Napomena

• Primpremljena napomena - padajuća lista sa predefinisanim predlošcima napomena (npr. 'izvoz'). Dugmići Nova..., Edituj..., Briši... služe za upravljanje predlošcima.
• Gornji tekstualni okvir - prikaz kratkog naslova odabrane napomene (npr. 'ROK PLAĆANJA RAČUNA 30 DANA').
• Donji tekstualni okvir - puni tekst napomene koji će biti otštampan na računu (može se slobodno editovati; Ctrl+Enter za novu liniju).
• Prihvati / Odustani - primjenjuje odnosno otkazuje odabranu napomenu.

Primijenjena napomena prikazuje se i u zaglavlju forme, u polju desno od naziva komitenta (vidi Sliku 3: 'ROK PLAĆANJA RAČUNA 30 DANA'), te se štampa na računu.

7. Kartica komitenta

Iz menija Pregled dostupna je Kartica komitenta - isti dijalog kao u Blagajni (Dio 3, poglavlje 5.1), ali ovdje prikazuje kretanje ulaznih/izlaznih računa za odabranog komitenta:

Slika 9 - Dijalog Kartica komitenta

• Prikaži sve naloge sumarno / Prikaži naloge samo za jednog komitenta - obim izvještaja.
• Komitent - tip (K) i šifra komitenta, ako je izabrana druga opcija.
• Od datuma, Do datuma - period izvještaja.
• Prikaži, Odustani - pokreće odnosno otkazuje izvještaj.

8. Izvještaji

8.1 Dnevnik ulaznih (izlaznih) računa

Hronološki pregled svih ulaznih (ili izlaznih) računa u periodu, sa PDV-om i iznosima:

Slika 10 - Primjer Dnevnika ulaznih računa

• Rbr, DATUM, BROJ - redni broj, datum i broj dokumenta (npr. B0/41-1).
• OPIS DOKUMENTA - opis stavke računa (npr. ptt, gorivo, EL ENERGIJA, TELEFONIJA).
• Šifra, Naziv komitenta - šifra i naziv komitenta (npr. K771 BH TELEKOM Sarajevo, K850 MESIC-COM doo, K767 Elektrodistribucija DD Sarajevo).
• IZNOS BEZ PDV-a - iznos bez poreza.
• PDV IZNOS - iznos PDV-a.
• PDV ZA ODBITI - dio PDV-a koji se može odbiti kao ulazni (relevantno za firme u sistemu PDV-a).
• IZNOS SA PDV-om - ukupni iznos sa porezom.

Vidljivo je i da se pod ovaj modul evidentiraju i BO/51-x dokumenti koji su obračuni (polog na banku i sl.), dok redovni ulazni računi koriste BO/41-x oznake.

8.2 Trgovačka knjiga usluga (TKU)

Posebni propisani registar za evidenciju pruženih usluga:

Slika 11 - Zaglavlje Trgovačke knjige usluga (TKU)

• Rbr, DATUM, BROJ - redni broj i identifikacija dokumenta.
• OPIS DOKUMENTA, Šifra, Naziv komitenta - opis i identifikacija komitenta.
• IZNOS BEZ PDV, PDV, IZNOS SA PDV - kolonski raspored isti kao kod Dnevnika ulaznih računa.

9. Koraci - unos ulaznog računa za usluge

Primjer: unos računa za električnu energiju od dobavljača.

1. U glavnom meniju izaberite Ostali dokumenti -> Ostali Ulazni Računi.
2. Iz padajuće liste Tip dokumenta provjerite da je izabran 'Ulazni račun'.
3. Komitent: izaberite tip K, unesite šifru dobavljača ili ga potražite dugmetom '...'.
4. Unesite Datum naloga, Opis naloga i Poziv na broj.
5. U polju Opis unesite opis usluge, a u Iznos unesite ukupni iznos (sa ili bez PDV-a, zavisno od kvačice Urač PDV).
6. Popunite PDV koji se može odbiti i, ako je potrebno, %Konto za knjiženje troška.
7. Kliknite Dodaj. Ponovite za svaku stavku računa (npr. različite usluge na istoj fakturi).
8. Provjerite Ukupno za nalog, te kliknite Snimi nalog.
9. Po potrebi odaberite Napomenu (poglavlje 6) i odštampajte dugmetom Štampa++.

10. Koraci - unos izlaznog računa za usluge

Primjer: izdavanje računa kupcu za IT usluge.

1. U glavnom meniju izaberite Ostali dokumenti -> Ostali Izlazni Računi.
2. Provjerite tip dokumenta (Izlazni račun).
3. Komitent: izaberite kupca (tip K + šifra).
4. Unesite Datum naloga, Opis naloga i Datum poziva/Valuta (rok plaćanja).
5. Kliknite Napomena... i odaberite pripremi napomenu s rokom plaćanja (npr. 30 dana), pa kliknite Prihvati.
6. U stavci unesite Opis usluge, Iznos i PDV.
7. Kliknite Dodaj i ponovite za sve stavke.
8. Kliknite Snimi nalog i odštampajte račun (Štampa++). Na računu će biti otisnuta napomena o roku plaćanja.