1. Pregled modula

Modul za unos robnih dokumenata je jedna jedinstvena forma (ekran) koja se koristi za sve vrste robnih dokumenata, i u maloprodaji (MP) i u veleprodaji (VP). U programu ovo odgovara internoj formi CViewUlazRobe.

Forma se ne mijenja za svaki tip dokumenta zasebno – izgled, ponašanje polja, nazivi cijena i ponuđeni komitenti se automatski prilagođavaju u zavisnosti od toga:

• koji je tip dokumenta izabran (npr. ulaz od dobavljača, otpis robe, račun, povrat...),
• da li se radi o maloprodajnom (MP) ili veleprodajnom (VP) objektu.

2. Otvaranje dokumenta – izbor tipa i objekta

Kada se otvara novi robni dokument, prvo se prikazuje dijalog „Tip dokumenta i objekat“:

Slika 1 – Dijalog za izbor tipa dokumenta i objekta

U ovom dijalogu se bira:

• Tip dokumenta – vrsta robnog dokumenta koji se unosi (npr. „Ulaz robe u maloprodaju od dobavljača“),
• Objekat – maloprodajni ili veleprodajni objekat za koji se dokument unosi (npr. „MP Donji Lukavac bb“).

Nakon klika na „Prihvati“, forma se otvara već prilagođena izabranom tipu dokumenta – nazivi polja, dostupne cijene i dugmići su postavljeni u skladu s tim izborom (vidi poglavlje 4).

3. Tipovi dokumenata

Tipovi dokumenata se mogu podijeliti u tri grupe: dokumenti koji povećavaju zalihu robe (ulazni), dokumenti koji smanjuju zalihu ili je premještaju (izlazni/interni) i dokumenti vezani za prodaju i fakturisanje.

3.1 Ulazni dokumenti (povećavaju zalihu)

3.2 Izlazni i interni dokumenti (smanjuju ili premještaju zalihu)

3.3 Fakture, računi i narudžbe

4. Izgled forme za unos dokumenta

Glavni ekran modula podijeljen je na tri cjeline: zaglavlje dokumenta (lijevo gore), stavka koja se unosi (lijevo dolje) i kontrole/akcije (desno).

4.1 Zaglavlje dokumenta

• Broj – redni broj dokumenta, sa navigacijom (Novi, Idi na, prethodni/sljedeći).
• Komitent – dobavljač, kupac ili drugi objekat, zavisno od tipa dokumenta (vidi poglavlje 7).
• Datum dok. – datum dokumenta; Datum nar. – datum narudžbe, ako postoji.
• Poziv na broj / Narudžba broj – vezni podaci za povezivanje s drugim dokumentima.
• Br. fisk. računa – broj fiskalnog računa, prikazuje se za prodajne dokumente u MP.
• Plaćanje, Rok, Urač. PDV, Plaćeno – dodatna polja koja se prikazuju samo za određene tipove dokumenata (npr. Plaćeno se vidi samo kod ulaza od dobavljača i kod računa).

4.2 Stavka dokumenta

• Roba / Bar kod – izbor artikla (skeniranjem bar koda ili iz šifarnika).
• Količina, Jedinica mjere, Raspoloživa količina.
• Cijena – naziv ovog polja se mijenja zavisno od tipa dokumenta: „Fakturna cijena“ kod ulaza od dobavljača, „Prosječna NC“ kod viška robe, „Proizv. cijena“ kod ulaza iz vlastite proizvodnje, „Otpisna cijena“ kod otpisa, itd.
• Zavisni trošak, RUC, Rabat, PDV, Akciza – obračunski elementi koji se aktiviraju samo kod dokumenata kod kojih imaju smisla (npr. zavisni trošak i akciza se računaju kod ulaza od dobavljača, ne kod povrata kupca).
• Dodaj, U selekt., Briši sel., Briši sve, Edituj – upravljanje stavkama na dokumentu.

4.3 Kontrole i akcije (desna strana)

• Knjiži–snimi – snimanje i knjiženje dokumenta.
• Štampa+, Račun A4 / Otpremn., Fisk. St., Rač.€ – štampa dokumenta u različitim formatima; naziv i dostupnost dugmeta „Račun A4“ se mijenja u „Otpremn.“ kod nekih tipova dokumenata i kod VP objekata.
• Mob.preuz., Zavi.troš.poj., Sum.trošak – pregled i unos zavisnih troškova po stavci, odnosno sumarno.
• Tačenja – vidljivo samo ako je objekat benzinska pumpa s automatskim čitačem.
• Fin. Stanje – vidljivo samo za fakture/račune (provjera finansijskog stanja komitenta).

5. Glavni meniji modula

5.1 Meni „Dokument“

Slika 2 – Meni Dokument

5.2 Meni „Šifarnik“

Slika 3 – Meni Šifarnik

Ovaj meni otvara šifarnike potrebne za rad s robnim dokumentima:

5.2.1 Šifarnik kupaca i dobavljača – detaljno

Stavka Kupaca/Dobavljača… otvara šifarnik komitenata, gdje se unose i ažuriraju podaci o kupcima i dobavljačima.

Slika 4 – Šifarnik kupaca i dobavljača

• Šifra komitenta, Naziv, Podnaziv – osnovni identifikacioni podaci.
• PDV Broj, ID Broj – poreski identifikacioni podaci komitenta.
• Ulica i broj, PB i mjesto, Telefon, Fax, Mail – kontakt podaci.
• Žiro račun – transakcijski račun komitenta.
• Konto (dugovno) / Konto (potražno) – konta glavne knjige koja se automatski koriste prilikom knjiženja zaduženja, odnosno obaveza prema ovom komitentu (npr. 2110 za obaveze kupaca, 4320 za obaveze prema dobavljaču).
• Entitet/lokacija – opština/entitet komitenta, bira se iz šifarnika opština (vidi dalje).
• Registrovani poreski obveznik – oznaka da li je komitent u sistemu PDV-a.

Navigacija kroz šifarnik vrši se dugmićima I< (prvi zapis, CtrlF4), << (prethodni, F4), >> (sljedeći, F5) i >I (zadnji zapis, CtrlF5). Dugmići na dnu: Vozila (otvara šifarnik vozila za odabranog komitenta), Snimi, Traži, Briši, Novi i Odustani.

5.2.2 Šifarnik vozila

Dugme Vozila u šifarniku komitenata otvara šifarnik vozila vezanih za odabranog komitenta (npr. za dostavu ili prevoz robe).

Slika 5 – Šifarnik vozila

• Šifra komitenta, Naziv – preuzeto iz šifarnika komitenata.
• Šifra vozila, Tip vozila, Reg oznaka, Marka, Opis – podaci o vozilu.
• Snimi, Briši, Novi, Odustani – standardne akcije nad zapisom.

5.2.3 Šifre opština

Klikom na dugme „+“ pored polja Entitet/lokacija u šifarniku komitenata otvara se šifarnik opština.

Slika 6 – Šifarnik opština

• Šifra, Naziv – oznaka i naziv opštine.
• Lokacija – oznaka entiteta kojem opština pripada: 0 – Federacija, 1 – RS, 2 – Brčko distrikt, 3 – Inostranstvo.
• Snimi, Briši, Nova, Odustani – standardne akcije nad zapisom.

5.3 Meni „Pregled“

Slika 7 – Meni Pregled

Meni za izvještaje i preglede vezane za robno poslovanje:

5.3.1 Pregledi zaliha i evidencije robe – detaljno

Stavke Lager lista…, Kartica robe…, Trgovačka knjiga… i Pregled stanja po artiklima (smjena)… otvaraju slične dijaloge u kojima se prije prikaza izvještaja bira obim i period podataka. Zajednički elementi su:

• Prikazi za asortiman / Prikazi od šifre robe do šifre robe – izvještaj se pravi za cijeli odabrani asortiman ili samo za opseg šifri robe.
• Datumski filter (Na dan, ili Od datuma–Do datuma) – zavisno od izvještaja, prikazuje stanje na tačno određeni dan ili kretanje/karticu kroz period.
• Samo vlastite proizvode / Samo robu – ograničava izvještaj samo na artikle vlastite proizvodnje, odnosno samo na robu (bez usluga).
• Poredaj robe abecedno, Ne prikazuj robe sa količinom nula – dodatna podešavanja prikaza liste.

Lager lista… prikazuje trenutno (ili na odabrani dan) stanje zalihe po artiklima:

Slika 8 – Dijalog Lager lista

Dugmići TKU, TK i Kontrola vrijednosti pokreću srodne izvještaje (trgovačku knjigu ulaza, trgovačku knjigu i kontrolu ispravnosti vrijednosti zalihe) direktno iz ovog dijaloga, a Stanej kompl. daje kompletan pregled stanja.

Kartica robe… prikazuje karticu kretanja (sva zaduženja i razduženja) za odabrani artikal ili asortiman u periodu Od datuma–Do datuma:

Slika 9 – Dijalog Kartica robe

Trgovačka knjiga… priprema podatke za zakonski propisanu trgovačku knjigu, sa istim opcijama izbora asortimana/opsega robe i datuma:

Slika 10 – Dijalog Trgovačka knjiga

Pregled stanja po artiklima (smjena)… je opsežniji dijalog koji, pored asortimana, omogućava i filtriranje po komitentu i po tačnom vremenskom intervalu (datum i vrijeme početka/kraja smjene):

Slika 11 – Dijalog Pregled stanja

• Asortiman – Prikaži za sve asortimane, ili samo za odabrani asortiman.
• Komintent – Prikaži za sve komitente, ili samo za jednog odabranog komitenta (npr. za jednog kasira/prodavca ako se komitenti tako koriste).
• Interval – Početak vr. perioda i Kraj vremen. perioda, sa preciznošću do sekunde – koristi se za izvještaj po smjenama.
• Prikaži bez RUC-a i PDV-a, Sumiraj količine neovisno o JMJ, Realizacija Kol*Pak – dodatna podešavanja obračuna i prikaza u izvještaju.

6. Koraci – unos novog dokumenta

Primjer: unos ulaza robe od dobavljača u maloprodajni objekat.

1. U meniju izaberite odgovarajuću stavku za otvaranje novog dokumenta (ili Dokument → Novi).
2. U dijalogu „Tip dokumenta i objekat“ izaberite tip dokumenta (npr. „Ulaz robe u maloprodaju od dobavljača“) i objekat, pa kliknite Prihvati.
3. U zaglavlju popunite komitenta (dobavljača), datum dokumenta i broj fakture/poziv na broj, ako je potrebno.
4. U dijelu „Stavka“ unesite ili skenirajte artikal, upišite količinu i fakturnu cijenu. Po potrebi unesite zavisne troškove.
5. Kliknite Dodaj da stavka uđe na dokument. Ponovite za sve artikle.
6. Provjerite Ukupno u gornjem desnom dijelu ekrana.
7. Kliknite Knjiži–snimi da snimite i proknjižite dokument.
8. Po potrebi odštampajte dokument pomoću dugmeta Štampa+ ili odgovarajućeg dugmeta za vrstu dokumenta.

7. Razlike između maloprodaje (MP) i veleprodaje (VP) u ovom modulu

Iako se koristi ista forma, nekoliko stvari se razlikuje zavisno od toga da li je trenutni objekat maloprodajni ili veleprodajni:

• Prikaz cijene: u VP se kod nekih tipova dokumenata cijena prikazuje bez PDV-a i s više decimalnih mjesta, u MP se po pravilu prikazuje sa PDV-om.
• Fiskalizacija: dugme za fiskalni račun i opcije fiskalne kase odnose se prije svega na MP.
• Naziv dokumenta za štampu: dugme koje u MP nosi naziv „Račun A4“, u VP automatski postaje „Otpremn.“.
• Tip komitenta koji se nudi u padajućoj listi: zavisno od tipa dokumenta i objekta, sistem nudi dobavljače, kupce, druge MP/VP objekte ili proizvodne pogone – ko će se ponuditi zavisi i od toga da li ste u MP ili VP.
• Kod prenosa/povrata između MP i VP (tip „Povrat“ i „Prenos“ iz poglavlja 3.2): isti tip dokumenta se koristi u oba smjera, a smjer (iz VP u MP ili iz MP u VP) određuje to u kojem objektu trenutno radite.

Dodatak A – Tehnička mapa tipova dokumenata

Ovaj dodatak je namijenjen za interne potrebe (razvoj i održavanje programa) i povezuje interne oznake tipa dokumenta (m_tipDoku) s njihovim značenjem. Krajnjim korisnicima ovi podaci nisu potrebni.

Opšte pravilo: dokumenti s oznakom iznad 50 smanjuju zalihu (izlaz), dok dokumenti s oznakom 50 i manje povećavaju zalihu (ulaz, uključujući početno stanje).